Standardy Ochrony Małoletnich w hotelach HHM sp. z o.o.

I. Postanowienia wstępne
Mając na uwadze konieczność zapewnienia osobom małoletnim należytej ochrony w trakcie ich
pobytu w obiektach hotelarskich, prowadzonych przez HHM sp. z o.o. wprowadzone zostają
niniejsze „Standardy ochrony osób małoletnich w hotelach HHM sp. z o.o.”, zwane dalej
Standardami.
➢ Ilekroć w Standardach jest mowa o:
a) HHM sp. z o.o.– rozumie się przez to spółkę HHM sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie,
zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców KRS pod numerem 0000953104.
b) Hotel – rozumie się przez to dowolny obiekt hotelarski prowadzony przez HHM sp. z o.o.
c) Dyrektorze Hotelu – rozumie się przez to osobę zarządzającą Hotelem z ramienia HHM,
choćby tylko przejściowo, np. w ramach zastępstwa,
d) pracowniku Hotelu – rozumie się przez to osobę wchodzącą w skład personelu Hotelu,
niezależnie od podstawy prawnej wykonywania przez nią prac w Hotelu,
e) małoletnim – rozumie się przez to osobę, która nie ukończyła 18 roku życia.
➢ Na każdym etapie stosowania procedur wynikających ze Standardów należy pamiętać, że
mogą one stanowić niedogodność dla Gości hotelowych, w związku z czym należy wykazywać
zrozumienie dla reakcji Gości na powyższe i tłumaczyć im konieczność, tak faktyczną jak i
prawną, przeprowadzania w Hotelu przedmiotowych procedur. Reakcja Gościa hotelowego
nie może jednak stanowić powodu do odstąpienia od procedur.
➢ Wszelkie procedury przewidziane Standardami należy stosować z zachowaniem zasady
proporcjonalności względem zaistniałej sytuacji i w sposób racjonalny.
➢ Pracownicy Hoteli powinni w kontaktach z małoletnimi uwzględniać poziom ich rozwoju
emocjonalnego oraz intelektualnego, a w przypadkach, gdy małoletni jest osobą
niepełnosprawną lub osobą ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, wówczas także tę
okoliczność.

II. Zasady polityki ochrony dzieci wynikające z przyjętych Standardów
W naszych Hotelach będziemy realizować poprzez niniejsze zasady
a) HHM sp. z o.o. prowadzi swoją działalność operacyjną z najwyższym poszanowaniem praw
człowieka, w szczególności praw dzieci jako osób szczególnie wrażliwych na krzywdzenie.
b) HHM sp. z o.o. uznaje swoją rolę w prowadzeniu biznesu społecznie odpowiedzialnego i
promowaniu pożądanych postaw społecznych.
c) HHM sp. z o.o. w szczególności podkreśla istotność prawnego i społecznego obowiązku
zawiadamiania organów ścigania o każdym przypadku podejrzenia popełnienia
przestępstwa na szkodę dzieci i zobowiązuje się szkolić swój personel w tym zakresie.
d) HHM sp. z o.o. zobowiązuje się edukować personel na temat okoliczności wskazujących, że
dziecko przebywające w obiekcie może być krzywdzone oraz w zakresie sposobów
szybkiego i odpowiedniego reagowania na takie sytuacje.
e) Jedną z form skutecznego zapobiegania krzywdzeniu dzieci jest identyfikacja dziecka
przebywającego w obiekcie i jego/jej relacji w stosunku do osoby dorosłej, z którą
przebywa w obiekcie. Personel podejmuje wszelkie możliwe kroki zmierzające do
przeprowadzenia identyfikacji dziecka i jego relacji z osobą dorosłą, z którą znajduje się w
obiekcie, na podstawie niniejszych zasad i procedur oraz dobrej praktyki.

III. Zasady zapewniające bezpieczne relacje między pracownikami Hotelu a małoletnim,
a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich

1. Każdą osobę zatrudnianą przez HHM sp. z o.o. do prac związanych z edukacją,
   wypoczynkiem i opieką nad dziećmi należy obowiązkowo sprawdzić w Rejestrze Sprawców
   Przestępstw na Tle Seksualnym (https://rps.ms.gov.pl/) . Każdorazowo dział HR przed
   podpisaniem umowy przez pracownika oddelegowanego do powyższych czynności
   weryfikuje jego dane osobowe w rejestrze. Wydruk wkładany jest do akt osobowych osoby
   sprawdzanej. Weryfikację należy powtarzać co roku. Zakres danych osobowych
   niezbędnych do sprawdzenia osoby w Rejestrze znajduje się w Załączniku nr 1.
2. Wszyscy pracownicy zatrudnieni do pracy z dziećmi, w tym osoby, które mogą mieć
   potencjalny kontakt z dziećmi, powinny złożyć oświadczenie o braku karalności i o
   nietoczeniu się postępowań o czyny przeciwko dzieciom – Załącznik nr 2.
3. W przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych, należy wpisać do umowy z tym
   podmiotem zapis: „Przedsiębiorca działający pod firmą: ……….. NIP……. gwarantuje, że
   zatrudniony przez niego personel spełnia wszelkie standardy związane z bezpieczeństwem
   dzieci w związku z realizacją zadań wynikających z umowy. Ponadto w celu weryfikacji
   powyższego zapewnienia zobowiązuje się do uzyskania zgód swoich pracowników na rzecz
   HHM sp. z o.o. w celu umożliwienia HHM sp. z o.o. kontroli spełnienia ww. obowiązku.”,
   którego celem jest uzyskanie realnej możliwości egzekwowania przez HHM sp. z o.o.
   odpowiedniego standardu w zakresie sprawdzania pracowników przez tenże podmiot pod
   kątem ich bezpieczeństwa dla dzieci. Zapis ten powinien zakładać możliwość kontroli
   spełniania obowiązku np. pod rygorem natychmiastowego wypowiedzenia umowy oraz
   naliczenia kary umownej. Każda osoba zatrudniona przez podwykonawcę, a pracująca z
   dziećmi jest zobowiązana do okazania wydruku z rejestru: „Rejestr Sprawców Przestępstw
   na Tle Seksualnym”.
4. HHM sp. z o.o. będzie dokładać starań, by pracownicy Hotelu mogący mieć kontakt z
   małoletnimi, przebywającymi w Hotelach, mieli świadomość ciążących na nich w tym
   zakresie obowiązków, a także by potrafili zadbać o bezpieczne relacje pomiędzy nimi a
   małoletnimi.
5. Pracownik Hotelu nie powinien dopuszczać do sytuacji, w której pozostaje w Hotelu w
   pomieszczeniu sam na sam z małoletnim, z wyjątkiem sytuacji, gdy pozostawienie
   małoletniego samego w pomieszczeniu mogłoby w istotny sposób zagrozić jego dobru, w
   szczególności zdrowiu lub życiu. W miarę możliwości należy zapewnić obecność innej
   osoby dorosłej, nadzór kamer monitoringu lub tak zaplanować obowiązki służbowe, aby
   móc do nich powrócić, gdy tego rodzaju sytuacja już minie.
6. Jakiekolwiek kontakty pomiędzy pracownikiem Hotelu a małoletnim, przebywającym w
   Hotelu, nie powinny wykraczać poza interakcje uzasadnione obowiązkami służbowymi
   pracownika Hotelu.
   IV. Zasady i procedury identyfikacji małoletniego przebywającego w Hotelu i jego relacji
   do osoby dorosłej, z którą przebywa w Hotelu
7. W przypadku, gdy rezerwacja zwiera wskazanie pobytu małoletniego, recepcjonista jest
   zobowiązany do zarejestrowania wszystkich osób, które znajdują się w pokoju z małoletnim
   poprzez wypełnienie indywidualnych kart rejestracyjnych. Osoba, która jest opiekunem
   małoletniego, jest zobowiązana do uzupełnienia danych osoby małoletniej oraz stopnia
   pokrewieństwa na karcie rejestracyjnej. Identyfikacji małoletniego i jego relacji do osoby
   dorosłej, z którą przebywa w Hotelu, dokonują pracownicy hotelowej recepcji. Identyfikacja
   taka następuje na podstawie dokumentów małoletniego oraz osoby dorosłej, z którą
   przebywa on w Hotelu, a w razie ich braku, na podstawie rozmowy z dorosłym oraz z
   małoletnim. Schemat przykładowej rozmowy – załącznik nr 3
8. Jeżeli opiekunem dziecka nie jest opiekun prawny, recepcjonista nie może zarejestrować
   gości na terenie hotelu do czasu otrzymania wyjaśnienia stopnia pokrewieństwa lub
   otrzymania zgody na pobyt małoletniego od opiekuna prawnego. O zaistniałej sytuacji
   pracownik recepcji powinien poinformować niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
   Należy pamiętać, że dziadkowie, w przypadku posiadania pełnych praw rodzicielskich przez
   rodziców, nie są opiekunami prawnymi w świetle rozumienia Kodeksu Rodzinnego i
   Opiekuńczego i zasadnym jest, aby posiadali zgodę rodziców w odniesieniu do powyższej
   sytuacji, chyba że ustalenie pokrewieństwa oraz zachowanie osoby małoletniej nie budzą
   wątpliwości.
9. Jeśli w trakcie przeprowadzania procedury opisanej w ust. 1 pracownik recepcji nabierze
   jakichkolwiek wątpliwości co do relacji łączącej małoletniego i osobę dorosłą, z którą
   przebywa on w obiekcie, wówczas należy o tym dyskretnie powiadomić Dyrektora Hotelu.
   Małoletni, jak i osoba dorosła powinni w tym czasie pozostawać pod obserwacją
   pracowników Hotelu.
10. W trakcie rozmowy z małoletnim należy zwrócić szczególną uwagę na to, by małoletni miał
    możliwość swobodnego i nieskrępowanego wypowiadania się, w szczególności by dorosły,
    z którym małoletni przebywa w Hotelu, nie udzielał odpowiedzi na pytania zadawane
    małoletniemu. Jeśli dorosły w jakikolwiek sposób utrudnia kontakt z małoletnim lub
    wywiera na niego presję, choćby tylko swoją obecnością, wówczas należy poprosić
    dorosłego o opuszczenie pomieszczenia na czas prowadzenia rozmowy z małoletnim, a
    także poprosić o obecność w trakcie rozmowy dodatkowo drugiego pracownika Hotelu.
    V. Zasady i procedury reagowania w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że dobro
    małoletniego znajdującego się na terenie Hotelu jest zagrożone
11. Jeżeli zaistnieje uzasadnione przypuszczenie, że dobro małoletniego znajdującego się na
    terenie Hotelu jest zagrożone, wówczas każdy pracownik Hotelu jest zobowiązany, w
    reakcji na powyższe, do podjęcia adekwatnych działań.
12. Uzasadnione podejrzenie skrzywdzenia małoletniego występuje w szczególności wtedy,
    gdy pracownik Hotelu zaobserwował okoliczności mogące wskazywać na krzywdzenie
    małoletniego, gdy małoletni nosi ślady mogące świadczyć o krzywdzeniu, a także gdy
    małoletni sam poinformował o krzywdzeniu. Przykłady sytuacji mogących budzić
    podejrzenia znajdują się w Załączniku nr 4.
13. Działania, o których mowa w ust. 1, powinny polegać na natychmiastowym powiadomieniu
    o zaistniałej sytuacji Dyrektora Hotelu, a jeśli to nie będzie możliwe lub mogłoby
    spowodować zbędne opóźnienie, na powiadomieniu przełożonego lub policji.
14. Jeśli od pracownika Hotelu można tego w danej sytuacji oczekiwać, może on podjąć
    również bezpośrednie działania mające na celu zastopowanie krzywdzenia, uwzględniając
    jednakże, by taka próba nie zagrażała bezpieczeństwu jego samego, małoletniego, ani też
    osób postronnych. Osobą postronną w rozumieniu niniejszego postanowienia nie jest
    sprawca lub współsprawca krzywdzenia. Działania pracownika Hotelu powinny pozostawać
    w granicach prawa, w szczególności stosować się do zasad regulujących kwestię obrony
    koniecznej lub tzw. zatrzymania obywatelskiego na podstawie art. 243 §1 Ustawy z dnia 6
    czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 37 ze zm.).
    VI. Procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia
    przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamianie sądu opiekuńczego
15. Po powiadomieniu przez pracowników Hotelu w sytuacjach przewidzianych w niniejszych
    Standardach Dyrektor Hotelu jest zobowiązany do ustalenia stanu sprawy oraz, jeśli
    ustalone okoliczności uzasadniają taki krok, do powiadomienia policji.
16. W sytuacjach niecierpiących zwłoki do powiadomienia policji jest uprawniony i
    zobowiązany każdy pracownik Hotelu.
17. Po powiadomieniu policji pracownicy Hotelu powinni zadbać, by małoletni oraz osoba
    dorosła, która mogła popełnić przestępstwo, nie oddalili się z Hotelu przed przybyciem
    funkcjonariuszy policji, a także by potencjalne dowody popełnienia przestępstwa nie uległy
    zniszczeniu (np. zabezpieczenie nagrań z kamer monitoringu).
18. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Hotelu jest zobowiązany także rozważyć i
    skonsultować z Działem Prawnym HHM sp. z o.o. możliwość zawiadomienia sądu
    opiekuńczego (tzw. zawiadomienie w ramach obowiązku obywatelskiego).
    VII. Zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie pracowników Hoteli do
    stosowania Standardów, zasady przygotowania tych pracowników do ich stosowania
    oraz sposób dokumentowania tej czynności
19. Osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie pracowników Hoteli do stosowania
    Standardów są Dyrektorzy Hoteli, każdy w zakresie zarządzanego przez siebie Hotelu,
    których wspiera w tym zakresie Dział HR HHM sp. z o.o.
20. Pracownicy Hoteli będą mieli możliwość podnoszenia swych kompetencji związanych z
    zadaniami wynikającymi ze Standardów w ramach szkoleń udostępnianych na wewnętrznej
    platformie e-learningowej. Podnoszenie kompetencji będzie dokumentowane testami,
    kończącymi szkolenia.
    VIII. Postanowienia końcowe
21. Co najmniej raz na dwa lata dokonywana będzie ocena Standardów w celu zapewnienia ich
    dostosowania do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, a
    wnioski z przeprowadzonej oceny zostaną udokumentowane na piśmie.
22. Standardy podlegają udostępnieniu na stronie internetowej HHM sp. z o.o., a także zostaną
    wywieszone w widocznym miejscu w recepcjach hotelowych, w wersji zupełnej oraz
    skróconej, przeznaczonej dla małoletnich.
23. Standardy wchodzą w życie z dniem 14 sierpnia 2024 roku